Eine erfolgreiche Eventplanung erfordert nicht nur kreative Ideen und eine gute Organisation, sondern auch eine strukturierte Herangehensweise und eine genaue Planung. Checklisten und Vorlagen können hierbei helfen, um den Überblick über alle notwendigen Schritte und Aufgaben zu behalten und eine effiziente Umsetzung des Events zu gewährleisten. Im folgenden Kapitel „VIII. Checklisten und Vorlagen“ stellen wir Ihnen einige praktische Vorlagen vor, die bei der Planung und Organisation eines Events hilfreich sein können. Diese Vorlagen können individuell angepasst und erweitert werden, um den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen des jeweiligen Events gerecht zu werden.
Budgetplanung
Eine Vorlage für eine Budgettabelle, in der alle Kostenposten und Einnahmen des Events aufgelistet werden. Hier kann auch der tatsächliche Kostenverlauf im Vergleich zum geplanten Budget eingetragen werden.
Vorlage für die Budgetplanung
| Kategorie | Budgetbetrag | Tatsächlicher Betrag | Differenz |
| Veranstaltungsort | |||
| Catering | |||
| Technik | |||
| Werbung | |||
| Dekoration | |||
| Honorare | |||
| Sonstiges | |||
| Gesamtbetrag |
In der linken Spalte stehen die verschiedenen Kategorien, für die ein Budget benötigt wird. In der zweiten Spalte können die geplanten Budgetbeträge eingetragen werden. In der dritten Spalte wird der tatsächlich ausgegebene Betrag notiert und in der vierten Spalte die Differenz zwischen dem geplanten und tatsächlichen Betrag.
Diese Vorlage kann als Grundlage für die Budgetplanung eines Events genommen werden und hilft dabei, den Überblick über die geplanten und tatsächlichen Ausgaben zu behalten.
Ablaufplanung
Eine Vorlage für einen Zeitplan oder eine Gantt-Chart, in der alle Aktivitäten und Termine des Events aufgelistet werden. Hier können auch Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten dargestellt werden.
Vorlage für die Ablaufplanung
| Aktivität | Dauer (Tage) | Startdatum | Enddatum |
| Eventkonzept erstellen | 5 | 01.05.2023 | 05.05.2023 |
| Location auswählen | 3 | 06.05.2023 | 08.05.2023 |
| Verträge mit Lieferanten abschliessen | 7 | 09.05.2023 | 15.05.2023 |
| Gästeliste erstellen | 2 | 16.05.2023 | 17.05.2023 |
| Einladungen verschicken | 3 | 18.05.2023 | 20.05.2023 |
| Programm erstellen | 4 | 21.05.2023 | 24.05.2023 |
| Referenten und Unterhalter buchen | 5 | 25.05.2023 | 29.05.2023 |
| Catering bestellen | 3 | 30.05.2023 | 01.06.2023 |
| Technik planen und buchen | 6 | 02.06.2023 | 07.06.2023 |
| Raumplanung und -gestaltung | 4 | 08.06.2023 | 11.06.2023 |
| Marketing und PR | 10 | 12.06.2023 | 21.06.2023 |
| Proben und Vorbereitungen | 5 | 22.06.2023 | 26.06.2023 |
| Event durchführen | 1 | 27.06.2023 | 27.06.2023 |
| Evaluation und Nachbereitung | 3 | 28.06.2023 | 30.06.2023 |
Die Spalte „Aktivität“ enthält die einzelnen Aufgaben, die für die Planung des Events erforderlich sind. Die Spalte „Dauer“ gibt an, wie viele Tage für jede Aktivität benötigt werden. Die Spalte „Startdatum“ gibt das Datum an, an dem die Aktivität beginnen soll, während die Spalte „Enddatum“ das Datum angibt, an dem die Aktivität abgeschlossen sein soll.
Die Gantt-Chart visualisiert die Daten in Form eines Balkendiagramms, das die Dauer jeder Aktivität zeigt und wann sie beginnen und enden soll. Dies ermöglicht es, den Zeitplan auf einen Blick zu überblicken und sicherzustellen, dass alle Aktivitäten rechtzeitig abgeschlossen werden
Raumgestaltung
Eine Vorlage für eine Raumplanung, in der die Einrichtung und Anordnung der Möbel und Ausstattungselemente festgelegt werden kann. Hier können auch Pläne für die Bestuhlung, Bühnendekoration und Beleuchtung erstellt werden.
Vorlage für die Raumplanung
Raumplanung:
Name des Events: _______________________
Datum: _______________________
Ort: _______________________
Raumgrösse: _______________________
Maximale Anzahl der Gäste: _______________________
- Bestimmung des Zwecks des Raumes:
- Welche Art von Veranstaltung wird stattfinden?
- Welche Atmosphäre soll im Raum geschaffen werden?
- Welche Anforderungen gibt es an den Raum (z.B. Beleuchtung, Ausstattung)?
- Bestimmung des Layouts:
- Welche Sitzordnung wird benötigt?
- Gibt es Bereiche für Aktivitäten oder Präsentationen?
- Wie können Sie den Raum optimal nutzen?
- Einrichtung und Ausstattung:
- Welche Möbel und Dekorationen sind erforderlich?
- Wie kann die Ausstattung auf die Bedürfnisse der Gäste abgestimmt werden?
- Gibt es spezielle Anforderungen an die Technik oder das Equipment?
- Logistik:
- Wie wird der Raum aufgebaut und eingerichtet?
- Wie erfolgt der Transport von Materialien und Ausstattung?
- Gibt es Besonderheiten zu beachten (z.B. Zugang, Parkplätze)?
- Budget:
- Welche Kosten entstehen für die Raumplanung?
- Wie können Sie die Kosten minimieren?
- Wie können Sie das Budget für die Raumplanung optimieren?
- Zeitplanung:
- Wann muss die Raumplanung abgeschlossen sein?
- Wann müssen die Materialien und Ausstattungen bereitstehen?
- Wie können Sie sicherstellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird?
- Überprüfung und Verbesserung:
- Wie können Sie den Erfolg der Raumplanung messen?
- Welche Änderungen können Sie für zukünftige Veranstaltungen vornehmen?
- Wie können Sie sicherstellen, dass die Bedürfnisse der Gäste erfüllt wurden?
Erstellt von: _______________________
Datum: _______________________
Technische Ausstattung
Eine Vorlage für eine technische Planung, in der alle benötigten technischen Geräte, wie z.B. Mikrofone, Beamer oder Musikanlagen aufgelistet werden können. Hier kann auch festgelegt werden, wer für die Bedienung und Wartung der Geräte verantwortlich ist.
Vorlage für technische Planung
Veranstaltungsname:
Datum:
Veranstaltungsort:
Technische Ansprechpartner:
| Bereich | Anforderungen | Verantwortlicher | Bemerkungen |
| Bühne | Grösse, Aufbau, Hintergrund, Beleuchtung, Vorhänge | ||
| Ton | Beschallungsanlage, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, DJ-Setup | ||
| Licht | Beleuchtung, Effekte, Scheinwerfer, Steuerung | ||
| Video | Projektoren, Leinwände, Kameratechnik, Aufnahme, Streaming | ||
| Internet/WLAN | Zugang, Stabilität, Bandbreite, Sicherheit | ||
| Stromversorgung | Anschlüsse, Kapazität, Backup-Systeme | ||
| Sicherheit | Feueralarm, Notausgänge, Brandschutz, Erste-Hilfe-Station | ||
| Sonstiges | Spezielle technische Anforderungen |
Hinweise:
- Die technische Planung sollte frühzeitig begonnen werden, um ausreichend Zeit für die Beschaffung und Installation der benötigten Technik zu haben.
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen über den Veranstaltungsort haben, um die technischen Anforderungen zu erfüllen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie über genügend Personal verfügen, um die technische Planung und Durchführung der Veranstaltung zu unterstützen.
- Überprüfen Sie die technische Ausrüstung regelmässig vor und während der Veranstaltung, um Probleme zu vermeiden.
Checkliste für Materialien und Zubehör
Eine Vorlage für eine Liste mit allen benötigten Materialien und Zubehör, wie z.B. Namensschilder, Flyer, Stifte oder Trinkbecher. Hier können auch spezifische Anforderungen oder Wünsche der Teilnehmer berücksichtigt werden.
Beispiel für eine Checkliste für Materialien und Zubehör:
Checkliste für Materialien und Zubehör
Vor dem Event:
- Mikrofone und Lautsprecher
- Bühnenpodeste, Bühnenteppiche und Stellwände
- Beleuchtung und Effekte
- Sitzgelegenheiten (Stühle, Bänke, Hocker etc.)
- Tische (Banketttische, Stehtische, Besprechungstische etc.)
- Tischtücher und Dekoration
- Geschirr (Teller, Gläser, Besteck)
- Servietten
- Tischdekoration (Blumenarrangements, Kerzen etc.)
- Catering- und Getränkeservice
- Fotografie- und Videografieausrüstung
- Requisiten und Accessoires (z.B. Kostüme, Hüte, Brillen)
Während des Events:
- Notizblöcke und Stifte
- Namensschilder und Ausweise
- Giveaways und Werbegeschenke
- Infomaterialien (Flyer, Broschüren, Kataloge etc.)
- Registrierungstisch und Empfangsbereich
- Garderoben und Schliessfächer
- Erste-Hilfe-Ausrüstung
- Reinigungsmaterialien (Besen, Müllbeutel, Putzmittel etc.)
Nach dem Event:
- Abbaumaschinen und Werkzeuge (z.B. Schraubenzieher, Zangen)
- Transportfahrzeuge (z.B. LKWs, Transporter)
- Lagerungsmöglichkeiten (z.B. Schränke, Regale)
- Rücksendung von gemieteten oder geliehenen Materialien
- Reinigung und Lagerung der eigenen Materialien
Natürlich kann diese Liste je nach Art und Umfang des Events angepasst werden. Es empfiehlt sich, die Liste regelmässig zu überarbeiten und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle benötigten Materialien und Zubehörteile berücksichtigt werden
Feedbackbogen
Eine Vorlage für einen Feedbackbogen, den die Teilnehmer nach dem Event ausfüllen können. Hier können Fragen zum Event-Programm, zur Organisation, zur Atmosphäre und zum Service gestellt werden. Dies kann helfen, das Event für zukünftige Veranstaltungen zu verbessern.
Beispiel für einen Feedbackbogen
Veranstaltung: [Name der Veranstaltung] Datum: [Datum der Veranstaltung] Ort: [Ort der Veranstaltung]
Vielen Dank, dass Sie an unserer Veranstaltung teilgenommen haben. Wir freuen uns über Ihr Feedback, um unsere Veranstaltungen in Zukunft noch besser zu gestalten. Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um diesen Feedbackbogen auszufüllen.
- Wie haben Sie von dieser Veranstaltung erfahren? □ Empfehlung eines Freundes/Kollegen □ Social Media □ E-Mail-Einladung □ Website des Veranstalters □ Andere (bitte angeben): _______________
- Wie würden Sie die Relevanz des Themas auf einer Skala von 1-5 bewerten? (1 = überhaupt nicht relevant, 5 = sehr relevant)
□ 1 □ 2 □ 3 □ 4 □ 5
- Wie bewerten Sie die Qualität der Vorträge/Sessions auf einer Skala von 1-5? (1 = sehr schlecht, 5 = ausgezeichnet)
□ 1 □ 2 □ 3 □ 4 □ 5
- Wie bewerten Sie die Qualität der Referenten auf einer Skala von 1-5? (1 = sehr schlecht, 5 = ausgezeichnet)
□ 1 □ 2 □ 3 □ 4 □ 5
- Wie bewerten Sie die Qualität der Organisation der Veranstaltung auf einer Skala von 1-5? (1 = sehr schlecht, 5 = ausgezeichnet)
□ 1 □ 2 □ 3 □ 4 □ 5
- Wie bewerten Sie die Qualität der Location auf einer Skala von 1-5? (1 = sehr schlecht, 5 = ausgezeichnet)
□ 1 □ 2 □ 3 □ 4 □ 5
- Was hat Ihnen am besten an der Veranstaltung gefallen?
- Was hat Ihnen am wenigsten an der Veranstaltung gefallen?
- Was können wir Ihrer Meinung nach verbessern, um zukünftige Veranstaltungen noch besser zu gestalten?
- Würden Sie unsere Veranstaltung weiterempfehlen? □ Ja □ Nein
Vielen Dank für Ihre Teilnahme und Ihr Feedback!
Vorlagen für Marketingmaterialien
Vorlagen für Flyer, Plakate oder Einladungen, die für die Bewerbung des Events genutzt werden können. Hier können auch Grafiken oder Bilder für die Werbung verwendet werden.
Diese Vorlagen können individuell angepasst und erweitert werden, um den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen des jeweiligen Events gerecht zu werden.
Inhaltliche Vorlagen
- Vorlage für einen Flyer:
[Logo des Events]
[Name des Events]
[Ort und Datum des Events]
[Zeit des Events]
[Einleitungstext zum Event]
[Programmpunkte mit Uhrzeiten]
[Referenten und Unterhalter]
[Interaktive Elemente und Aktivitäten]
[Kontaktinformationen für Tickets und weitere Informationen]
- Vorlage für ein Plakat:
[Logo des Events]
[Name des Events]
[Ort und Datum des Events]
[Zeit des Events]
[Einleitungstext zum Event]
[Programmpunkte mit Uhrzeiten]
[Referenten und Unterhalter]
[Interaktive Elemente und Aktivitäten]
[Kontaktinformationen für Tickets und weitere Informationen]
- Vorlage für eine Einladung:
[Logo des Events]
[Name des Events]
[Ort und Datum des Events]
[Zeit des Events]
[Liebe/r [Name des Gastes]]
[Einleitungstext zur Einladung]
[Programmpunkte mit Uhrzeiten]
[Referenten und Unterhalter]
[Interaktive Elemente und Aktivitäten]
[Kontaktinformationen für Tickets und weitere Informationen]
[Bestätigungsbutton oder -link zur Teilnahme]
Ich hoffe, diese Vorlagen helfen Ihnen bei der Erstellung von Flyern, Plakaten und Einladungen für Ihr Event.